Imprevisti e cambi di programma: come gestirli durante un evento

Che sia per un cambio improvviso del meteo, l’indisposizione da parte di un relatore o un ritardo nella consegna di un materiale, durante gli eventi gli imprevisti possono capitare, e, per quanto si debba cercare di essere sempre pronti a tutto, a volte bisogna trovare soluzioni all’ultimo minuto.

Un esempio di cambio di programma è stato, ad esempio, il trasferimento inaspettato dell’inaugurazione della Settimana Sociale dei Cattolici in Italia (3-7 luglio 2024) dal centro città al Generali Convention Center Trieste.

Il centro congressi era ovviamente già attrezzato per ospitare i lavori dei delegati e le loro assemblee plenarie da giovedì 4 luglio, ma i team al lavoro per l’evento hanno dovuto accelerare gli ultimi ritocchi per aprire le porte con un giorno di anticipo. Soprattutto, il cambio di sede della cerimonia di apertura dell’evento ha significato anche che al Generali Convention Center Trieste è arrivato il Presidente della Repubblica Sergio Mattarella, ospite dell’inaugurazione; trattandosi della carica più alta dello Stato, si sono resi necessari diversi passaggi, tra sopralluoghi della sicurezza, allestimento di complementi d’arredo, riunioni e verifiche del cerimoniale.

In casi come questo, per gestire situazioni inaspettate e cambi di programma bisogna innanzitutto poter contare su una rete di collaboratori e fornitori fidati, in grado di rispondere alle emergenze, e poi avere sempre bene chiari i ruoli di tutti i membri del team (in questo caso, oltre a PCO, security e addetti agli allestimenti, anche un gruppo di volontari addetti all’accoglienza) che devono essere aggiornati su tutti gli avanzamenti: coordinamento e collaborazione sono le parole d’ordine.