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“Briefing” è un termine, mutuato dall’inglese ma oggi ampiamente diffuso in italiano, che i PCO (Professional Congress Organizer) conoscono bene. Nel glossario degli eventi, infatti, non può proprio mancare questa parola, che si riferisce alle riunioni in cui si condividono tutte le direttive e indicazioni utili per lo svolgimento dell’attività da portare avanti, a partire dai suoi contenuti e da come svilupparla.
Questi momenti di condivisione sono molteplici: il primo e il più importante è quello che segna il momento di inizio dell’organizzazione di un evento, che comincia con l’esposizione degli obiettivi e delle preferenze da parte del cliente in relazione all’evento; in questa fase l’organizzatore o PCO deve assicurarsi di avere compreso in modo chiaro quale sia lo scopo – sia quello diretto e concreto, sia in termini di ricadute in visibilità – del cliente, quali le sue preferenze, il tono di voce e le eventuali criticità da tenere in considerazione, anche formulando al cliente tutte le domande necessarie per raccogliere ogni informazione potenzialmente utile. Su questa base il PCO scrive il progetto, studia il format più adatto per l’evento, costruisce la squadra di lavoro e individua i fornitori, senza dimenticare di esprimere il suo parere professionale su diversi aspetti, su cui ha più ampia esperienza.
Di solito, il briefing non è uno solo durante tutta la fase di organizzazione dell’evento: spesso ci sono momenti di aggiornamento o cambio in corso d’opera. Inoltre, sono dei briefing a pieno titolo anche i momenti di scambio tra il PCO e i suoi collaboratori ed eventuali fornitori esterni, che devono avere ben chiari obiettivi, strategia, format e ogni dettaglio utile degli aspetti e attività di cui sono chiamati a occuparsi, dalla fase di accoglienza dei partecipanti al catering.